Home Office – to flatten the Curve
In den letzten Wochen haben sehr viele Unternehmen verantwortungsvoll gehandelt und ihre Mitarbeiter ins Home Office geschickt – um Kontakte zu reduzieren und die Handlungsfähigkeit des Unternehmens aufrecht zu erhalten. Manche Unternehmen waren und sind bereits sehr gut vorbereitet. Sie sind mit Laptops und hilfreichen Programmen wie Microsoft Team oder Zoom ausgestattet und verfügen bereits über erste Erfahrung in der Moderation von Telefon- und Videokonferenzen.
Andere Unternehmen, insbesondere viele kleine und mittelständische, hat die Situation komplett überrollt. Nicht für alle ist momentan die notwendige Hardware erhältlich, für die Installation sicherer IT-Lösungen häufig keine qualifizierten Berater verfügbar, für Software-Schulungen oder Führungstrainings keine Zeit. Und so wurden IT-Verantwortliche, Führungskräfte in eine ganz besondere Situation gebracht. D.h. aktuell müssen sich viele Menschen an das „Büro zu Hause“ gewöhnen. Dem einen gelingt das ganz gut, hat er doch schon Jahre darauf gehofft, andere wünschen sich schnell wieder ihren gewohnten Arbeitsplatz zurück. Denn bei all der Unsicherheit, die sich eh schon durch Corona ausbreitet, müssen auch noch gewohnte Arbeitsstrukturen aufgegeben werden: lieb gewonnene Abläufe, Rituale, Gespräche mit Kollegen und der ganz persönliche Arbeitsplatz.
Im Folgenden möchten wir hilfreiche Tipps geben, wie der Übergang und die Zusammenarbeit im Home Office erfolgreich gelingen kann. Eins schonmal vorab, eine gute klare und wertschätzende Kommunikation spielt dabei eine ganz wichtige Rolle.
Begrüßungs-und Verabschiedungs-Rituale
Idealerweise verabreden Sie sich am Morgen für eine kurze Begrüßungsrunde per Video. Ein kurzes „Hallo“, damit man alle Kollegen mal kurz gesehen und begrüßt hat. Alternativ können Sie auch mit dem Team vereinbaren, dass jeder morgens per Chat ein „Guten Morgen“ in die Runde schreibt, sodass alle wissen, dass derjenige ab jetzt verfügbar ist. Auch wenn ein Kollege den Arbeitsplatz verlässt, sollten alle kurz per Chat darüber informiert werden, damit auf Antworten nicht vergeblich gewartet wird. Gleiches gilt für den Feierabend. Auch hier sollte man ein gemeinsames Ritual am Abend vereinbaren, einen Abendcall oder wenigstens einen „Schönen Abend“ per Chat wünschen. Und probieren Sie mutig und in Absprache mit dem Team diese neuen Arbeitsweisen aus. Im Übergang können solche Rituale den Mitarbeitern eine sehr hilfreiche Struktur sein.
Jour Fix im Home Office
Mitarbeitern in Zeiten großer Ungewissheit ein Gefühl von Sicherheit und Zugehörigkeit zu vermitteln, ist jetzt wichtiger denn je. Ein Jour Fix (täglich, wöchentlich) per Videokonferenz bietet die Möglichkeit, im engen Austausch zu sein, Aufgaben zu verteilen, Transparenz über den Status Quo zu schaffen und alle immer wieder ins Boot zu holen. Positives hervorzuheben und bei Schwierigkeiten über Lösungsmöglichkeiten nach zu denken. Zum Abschluss kann eine kurze Frage in die Runde, wie die Videokonferenz empfunden wurde, Aufschluss darüber geben, was man beibehalten sollte oder ändern sollte.
Regelmäßige Reviews
Insbesondere in der Übergangsphase und mit der für viele beängstigenden Situation rund um Corona ist es wichtig, den Mitarbeitern Raum zu geben, auch ihre Befürchtungen zu äußern. Es entlastet, zu hören, dass es den Kollegen oder gar der Führungskraft ähnlich geht. Bitten Sie Mitarbeiter darum, zu sagen, wie es Ihnen generell mit den Entwicklungen geht, wie es Ihnen mit Home Office und der neuen Zusammenarbeit geht. Welche Fragen und Gedanken Sie dazu haben. Hilfreiche Fragen könnten sein: Was läuft gut? Und warum? Was läuft nicht gut? Wie könnten wir das beheben? Laden Sie auch zu diesen – eher informellen Meetings in Abständen ein – abseits von den operativen Tätigkeiten. In der Übergangszeit z.B. 1 x in der Woche am Freitag, später alle 14 Tage oder 3 Wochen.
Transparenz
Seien Sie so transparent wie sie sein können, wenn es um Entwicklungen im Unternehmen geht. Versuchen Sie Neuigkeiten so schnell wie möglich an die Mitarbeiter weiter zu geben, damit sie es nicht über andere Wege oder von Kollegen erfahren. Wählen Sie je nach Information den passenden Weg. Versetzen Sie sich dabei in die Rolle der Mitarbeiter. Reicht eine Rundmail, eine kurze Info per Chat, eine Nachricht an einem virtuellen Board – oder doch lieber Telefon- und/oder Videokonferenz. Und wenn sie selbst nicht wissen, wie es weiter geht, sagen Sie als Führungskraft auch das. Transparenz und eine gute Kommunikation nehmen Mitarbeiter als Wertschätzung wahr, es gibt Ihnen das Gefühl, dass sie auch außerhalb des Unternehmensgebäudes dazu gehören und dass sie wichtig sind. Umso verbundener sich die Mitarbeiter fühlen, umso sicherer fühlen sie sich und umso mutiger sind sie, Neues auszuprobieren.
Umgang mit belasteten Mitarbeitern
Sowohl Corona als auch Veränderungen wie der Übergang ins Home Office belastet Mitarbeiter unterschiedlich stark – abhängig von der persönlichen Widerstandsfähigkeit und Belastbarkeit, aber auch der persönlichen Situation. Ein Single vermisst seine Kollegen, den Austausch mit ihnen und das Gemeinschaftsgefühl möglicherweise und gerade in dieser Krisensituation mehr als andere. Nehmen Sie eine gravierende Veränderung bei Ihren Mitarbeitern oder Kollegen wahr – und dabei ist der visuelle Eindruck über Videokonferenz aufschlussreicher als eine Telefonkonferenz – dann bitten Sie um ein Telefonat bzw. noch besser Videokonferenz zu zweit.
Kollegiale Beratung
Als Führungskraft könnten Sie Ihre Mitarbeiter bitten, sich zu einem Erfahrungsaustausch zusammen zu finden. Das gleiche können Sie aber auch als Mitarbeiter anregen. z.B. Mütter könnten sich zu dem Thema „Vereinbarkeit von Familie & Home-Office“ austauschen. Welche Probleme gibt es und wie begegnen die Kollegen diesem Problem? Auch Führungskräfte könnten sich darüber austauschen, welche Erfahrungen sie gerade machen. Der Umgang mit Softwareprogrammen oder technischen Hindernissen können weitere Themen sein. Nutzen Sie jetzt in der besonderen Situation das Netzwerk von Kollegen. Vielleicht kann man sogar Experten aus anderen Unternehmen oder Standorten dazu schalten.